【例文あり】人事の心をつかむインターンお礼状の書き方

インターンのお礼状を書く際、日頃書き慣れていないと手紙のマナーがわからず書きづらいですよね。

「そもそもお礼状の書き方がいまいちわからない！」
「メールでお礼状を送っても失礼にならない？」
など、不安が多いと思います。

そもそも、まずお礼状は絶対に書きましょう。しっかりとかけていれば好印象を残すことができ、またお礼状を書くスキルは一生涯役立ちます。

今回は、例文と解説をつけて基本からお礼状の書き方をご紹介しています。これを参考にして書いてみましょう。

１.お礼状の例文集

まずは、メール版、手紙版でお礼状の例文を見てみましょう。
1dayインターンと長期インターンとでは学べることも違うでしょう。あなたの経験と照らし合わせ、この例文を参考にしながらお礼状を作りましょう。

(1)メールお礼状の例文

②長期インターン・グループワーク型の場合

(2)手紙お礼状の例文

①1dayインターン講義型の場合

②長期インターン・グループワーク型の場合

２.【メール編】お礼状の書き方マニュアル

①1dayインターン講義型の場合

インターンのお礼状をメールで出す場合は簡潔にまとめるようにしましょう。
メールで長い文章は読みづらくて、相手に意図が伝わらない場合もあるので気をつけましょう。
また、メールの場合はインターン当日か翌日までには送りましょう。

(1)準備するもの

①メールアドレス

基本は、大学で発行されたメールアドレスを利用するのがおすすめです。
ない場合は、分かりやすく、違和感のない就活用のメールアドレスを新たに発行しましょう。

一般的には、GmailやYahoo！メールがよく使われます。
携帯電話のメールアドレスは、簡易すぎるのでやめましょう。

②PC

人事の担当者は、基本的にメールをPCで確認します。
スマホからでもメールの送信は可能ですが、改行の位置や仕様によって読みづらくなる場合もあるので、必ずPCから送るようにしましょう。

(2)メール版・お礼状の構成

①件名

メールの件名には、インターンシップのお礼であることを明記しましょう。
また、件名には、大学名、学部名、氏名も書いておきましょう。
企業の担当者には数多くのメールが届くので、ダイレクトメールや迷惑メールなどと勘違いされないためです。

②宛名

宛名は企業ではなく個人になります。
部署名や名前など間違えると失礼にあたるので、正しく書きましょう。

企業によっては、同一のメールボックスを用意している場合もあるので、宛名は必ず書いておくようにしてください。

③大学名・名前

メールの冒頭では、大学名と名前を書き、まずは自己紹介から始めてください。
多くの人と接している担当者には、自分の事を覚えていないという前提で書き出しましょう。

④御礼

インターンでお世話になったことに対するお礼の言葉は重要です。
単に「ありがとうございました」で終わらせるのではなく、今回のインターンで自分が何を得て、どう活かしていくのかなどオリジナルの具体的な内容を盛り込んで感謝の気持ちを伝えましょう。

⑤志望の意思

インターンを体験したことで、会社に対する志望の意思が増したこと<を伝えましょう。 また、インターンを通して感じた、自分の未熟な部分を、今後、入社に向けて改善努力していくということも書き添えておきましょう。

⑥挨拶

最後にもう一度挨拶を述べましょう。

⑦署名

最後に、日付、大学名、氏名、電話番号、メールアドレスなど署名は必ず入れるようにしましょう。

３.【手紙編】お礼状の書き方マニュアル

インターンシップのお礼状を手紙で出すと、より誠意が伝わります。
但し、昔からある手紙の場合、守るべきマナーが多いので気をつけましょう。
また、インターンの翌日、遅くても三日以内には投函しましょう。

(1)準備するもの

①便箋

便箋は、「縦書き」で「罫線入り」、「白無地」がビジネスレターとして最適です。
デザイン系やアパレル系などであれば、コーポレートカラーに合わせて色味を選んでも良いかもしれません。

②黒のボールペン(万年筆)

基本的には、エントリーシートや履歴書を書くのと同じです。
黒のボールペンか万年筆で書くようにしましょう。

③切手

切手はなるべく1枚ですませるようにしましょう。
小額のものを何枚も貼ったり、記念切手のような特殊な切手を使ったりするのはやめましょう。

(2)手紙版・お礼状の構成

①前文-頭語

頭語とは、手紙に初めに来る言葉で、結語とセットで使います。
一般的にビジネス文章では、「拝啓」と「敬具」がセットで使われます。

①前文-事項の挨拶

時候の挨拶は、「拝啓」の次の行から、1文字空けて書き始めます。
季節により使い分けるパターンと、季節に関係なく活用できるパターンがあります。

①前文-感謝・お礼の挨拶

最初に、インターンシップに際し、貴重な時間を割いてもらってことに対する感謝の言葉やお礼を述べましょう。
「時候の挨拶」の次の行から、1文字分空けて本文に入ります。

②主文-起語

起語とは、本題を伝える前に置く「さて」、「ところで」、「さっそくですが」といった決まり文句です。
いきなり要件に入ると唐突な時に使います。
但し、流れがおかしくなければ使う必要はありません。

②主文-本文

本文は手紙の用件です。
インターンシップで感じたこと、学んだこと、その体験を今後に活かすこと、志望動機がますます強まったことなどを伝えましょう。

③末文-結びの挨拶

結びの挨拶は、手紙の内容を総括したうえで、相手を思いやる言葉を書きます。
突然、話が終わるとぶっきらぼうになるので、より丁寧な印象を残す効果もあります。

③末文-結語

頭語とセットで使う言葉で、「拝啓」と記載した場合は「敬具」で結びます。

④後付け-日付

日付は2文字分空けて漢字で書くのが一般的です。
手紙を投函する日付を書きましょう。

③末文-署名

自分の名前は、右下側に寄せて書きます。
大学名、学部名も一緒に記載しましょう。
署名の下は1文字分開けるのがマナーです。

③末文-宛名

本文と同じ左下から、送り先担当者の名前を記載します。
会社名、部署名、役職名、担当者名の順番で書いていきます。

４．インターンシップで、お礼状は必要なのか

お礼状とは、「感謝の気持ちを相手に伝えること」です。
多くの人のおかげで企業や業界について学べたわけですから、そのお礼の気持ちを相手に伝えるのは当然の行為といえます。

(1)インターンでも、お礼状は送るべき

インターンシップは、今後の就職活動に大変役に立つ重要な経験です。
企業側としても、インターン開催に当たり、多くの人材や時間、コストをかけています。

そんな貴重な機会を与えてくれたことに対して、感謝の気持ちを伝えるのは社会人として基本です。
例え1日限りの1dayインターンシップであってもお礼状は送った方が良いでしょう。

今後、社会に出てからも、打ち合わせや、資料作成など、自分のために時間を作ってもらった場合には、必ず何らかの形でお礼をすることが必要になってきますので、将来的にも役に立ちます。

選考に有利になるかどうか、という判断基準ではなく、大人のマナーの一環として、お礼状はとらえてください。

(2)インターンでお礼状を送る3つのメリット

①インターン担当者から評価される可能性がある

もし、そのインターンが、本選考の内定に直結するものであれば、お礼状の内容は本選考に直接関わることになります。
このケースでは、お礼状は選考テストと考えて、より慎重に内容を精査して書きましょう。

また、本選考の内定に直結しないインターンシップでも、「インターンでお礼状をくれた真面目な学生」という好印象を残して本選考へ有利なスタートを切ることができます。

②「ES」「面接」以外の自己PRの機会が得られる

就活において、基本的に学生が採用担当者にアピールできるのは、「エントリーシート」と「面接」のみです。

お礼状では、自分がインターンで感じたことや、会社への志望度合いについて盛り込むことができるため、ES・面接で伝えられなかった思いを伝える絶好のチャンスだととらえることもできます。

③本選考の事前練習になる

いずれ、本選考になるとお礼状を送ることになると思います。
その際の事前練習にもなるので、まずはインターンでお礼状の書き方をマスターしましょう。

また、本選考までの間に、企業とのコミュニケーションを継続させるという意味でもお礼状は役に立ちます。

５．お礼状は、手紙・メールどちらで書くべきなのか

ビジネスマナーとして、基本的には「メールより手紙の方が丁寧な印象を与える」といわれています。
しかし、全てのお礼状を手書きで送っていては手間がかかるため、以下を参考にして、手紙・メールを使い分けると良いでしょう。

(1)業界で選ぶ

スピードやクリエイティブが重視される業界や真面目で堅い業界など、その業界の特性によってメールか手紙を使い分ける方法があります。

もちろん例外もあるので、周囲の状況や、OBからの情報を入手して正しく判断してください。
周囲の状況が分からなかったり、OBからの情報が得られなかったりした場合は、以下の切り分けを参考にしましょう。

①メールが好まれやすい業界

メールのメリットは、何といっても早く届くということです。
スピードが優先される業界では、インターンが終了したその日にメールでお礼状を送るころをおすすめします。
⇒IT業界、アパレル・ファッション、外資系、コンサルティング、マスコミ・出版、広告代理店、など

②手紙が好まれやすい業界

一般的に「堅い」といわれる業界では、手紙でお礼状を送るようにしましょう。
丁寧さや礼節を重んじる業界では、メールは使いまわしが効き、軽い印象なので嫌われるケースがあります。
⇒メーカー、商社、銀行、建設、不動産など

(2)企業への志望度・インターン形式で選ぶ

お礼状をメールで出すか手紙で出すか迷った場合、自分がその企業にどれだけ入りたいかという志望度で選ぶ方法があります。
また、ワークシップ型や講義型などインターンの形式によって判断する方法もあります。

①メールで出してもよい場合

1dayインターンで、それほど社員の人と接点がなかった場合や、レクチャーを受けるだけの講義形式の場合などはメールですませても問題はありません。
⇒1dayインターン、講義形式のインターン、など

②手紙で出す場合

インターンが本選考に直結するような場合や、自分がどうしても入社したい企業の場合は、一字一句に思いを込めた丁寧なお礼状を手紙で送るようにしましょう。

また、長期のインターンやメンター制度がある場合など、お世話になった度合いが大きいケースも手紙で感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
⇒本選考直結型インターン、志望度の高い企業、長期インターン、メンター制度のあるインターン、など

６．まとめ

感謝の気持ちを伝えるお礼状は、できるだけ早く出す方が好印象を残せます。

ビジネスの世界では、お世話になった相手にはすぐにお礼状を送るのが常識なので、あまり遅くなるとルーズだと思われ逆効果になることもあります。
内容は、儀礼的なものではなく、実際に体験した具体的な事例を盛り込みながら、自分の感想などを交えて感謝の気持ちを伝えましょう。

お礼状は社会人になっても書く機会は必ずあるので、この機会に「お礼状の書き方」をきちんと身につけてください。