【例文あり】人事に失礼のないインターンのメールマナーを紹介

インターンに応募する時や選考を進める時に欠かせないのが、「メールでのやり取り」ですよね。

「メールでも郵送でもエントリー可能なときは、どっちが有利?」
「企業から電話で内定の連絡が来たんだけど、メールで御礼を伝えるべき?」
「TOやCCの意味が分からない」
「失礼な内容でメールを送ってしまって、選考に悪影響が出たらどうしよう」

といったように、初めての社会人とのメールには、戸惑うことも多いと思います。

まず、結論としてインターン時のメールのやり取りは、選考において減点要因にはなりますが、加点要因にはなりません。

例えば、同じような能力の学生2人の選考で迷っていたとして、Aさんは、「マナーに則ったメール」を送ってきたが、Bさんは「タブーなメール」を送ってきたという場合に、「マナーに則ったメール」を送ってきたAさんを採用するという程度の補足的な要素です。

この記事で紹介するインターンメールのテクニック・マナーに則ってメールを送れば、まず上記のBさんのような理由で選考に落とされることはありません。
それでは、具体的なマナー・テクニックを見ていきましょう。

1.適切な返信タイミングは1日以内


メールの返信が遅いと、採用担当者は「企業への興味が薄い」と判断する可能性がありますので、できる限り早めの返信を心がけましょう。

(1)インターンシップのメールは1日以内に返信をする

メールの返信は1日以内に送るのが、ビジネスメールの基本マナーです。具体的には、午前中に受け取ったメールは翌日の午前中までに送り、午後に受け取ったメールは翌日までに返信するように意識しましょう。

特に面接の日程調整メールは、返信が遅くなるほど面接調整において不利になるので、自分の選考確率ためにも早めに送ることが理想です。

(2)会社の営業時間中に送る

メールの返信でもうひとつ気を付けたいのは返信する時間帯です。基本的には会社の営業時間(目安はAM9:00~PM:6:00)に返信しましょう。

特に採用関連のメールや資料は、社外での取り扱いが制限されていいます。なぜなら応募者の個人情報が含まれている可能性が高く、情報漏洩の危険性があるため、例えば深夜に自宅から会社メールにアクセスして応募者とやり取りする等の対応は企業としてもリスクが高いのです。

そのため採用担当が会社で業務を行う時間にメールを送ることで、社内でスムーズな調整が可能となりますし、受け取った担当者への気遣いも伝わることになります。

2.ビジネスメールの基本マナー


ビジネスメールにはいくつかのマナーやルールがあります。たとえインターンシップのメールといっても社会人を相手にメールをするうえで、基本的なメールマナーは押さえておきましょう。

(1)メールには必ず全返信する

インターンの応募メールの場合、担当者のメールに「CC」という表記で他の名前が入っていることがあります。「CC」は主に「情報共有」の目的で用いられ、同じ部署で仕事をしている人に対して、「現在こんなやり取りをしているので、見ておいてください」という意味で使われます。

そのため、もしCCが入っているにも関わらず単に「返信」をしてしまうと、採用担当の仕事仲間にはメールを返さず、情報共有の意味がなくなってしまいますので、「基本的にメールには全返信する」という原則を覚えておきましょう。

このようにビジネスメールでは、社内の情報共有のため「CC」等の機能を使って複数人でメールを共有することがあります。まずはメール宛先の種類について具体的に見ていきましょう。

①TO

「TO」は、宛先を意味しています。その名の通り、TOで受信した人が対応を求められています。

②CC

「CC」とは、「Carbon Copy(複写)」の略で、「TO(宛先)の人に送ったので確認して下さい」という意味を表しています。TOの人が主たる処理者のため、CCの人は原則、返信をおこないません。

③BCC

「BCC」とは、「Blind Carbon Copy(隠す・複写)」の略で、他の受信者に共有していることが見えない状態で共有できる機能。一斉送信などで利用されます。

上記の通りメールの送信には、3つの種類がありますが、返信するときは、「全返信する」という機能を使えば、必要なメンバーに共有された状態で返信することができます。

(2)メールの件名に用件を盛り込む

メールの件名は、採用担当の開封率や開封スピードに直結します。伝えたい用件を簡潔に件名に含めて、明確な目的が伝わるようにしましょう。

就活生の中には、「ありがとうございます」「よろしくお願いします」といった件名をつけて送る人もいますが、これらの件名は良くありません。

インターンシップの場合は、例えば「インターンシップ採用面接日程の件」というように、相手がメールの内容を想像できるような件名が良いでしょう。

◆悪い例
「件名:ありがとうございます」
「件名:よろしくお願いします」

◆良い例
「件名:インターンシップ採用面接日程の件(◯◯大学/山田太郎)」

(3)20~25文字ぐらいで改行

メールの内容は、改行によって読みやすさが全く変ってきます。

特にメールを使って「自己PR」や「自己紹介」を記載する場合は、評価にも影響します。

どんなに優れた内容であっても、改行されていなければ受け取る側には読みにくく、伝わらないメールになってしまいますので、注意しましょう。

読みやすいメールの改行目安は、20~25文字程度だと言われています。文章の句切れを意識して適度に改行するようにしましょう。

◆悪い例(改行しない場合)
AAA株式会社BBB部 CCC様

◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯です。貴社の会社説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。具体的な業務内容についてお話を伺い、貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。質問にも丁寧に答えていただき、感謝しております。頂いた資料を熟読し、貴社への理解をさらに深めたいと思います。今後もどうぞよろしくお願いいたします。

++++++++++++++++++++++++++++++++++++
●●●●
○○大学○○学部○○学科
〒111-1111
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話:03-1111-1111
携帯:070-1111-1111
Mail:******@****.ac.jp
++++++++++++++++++++++++++++++++++++

◆良い例(適切に改行した場合)
AAA株式会社BBB部 CCC様

◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯です。

貴社の会社説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。
具体的な業務内容についてお話を伺い、貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。
質問にも丁寧に答えていただき、感謝しております。

頂いた資料を熟読し、貴社への理解をさらに深めたいと思います。
今後もどうぞよろしくお願いいたします。

++++++++++++++++++++++++++++++++++++
●●●●
○○大学○○学部○○学科
〒111-1111
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話:03-1111-1111
携帯:070-1111-1111
Mail:******@****.ac.jp
++++++++++++++++++++++++++++++++++++

(4)曖昧な表現は使わない

ビジネスメールにおいて、曖昧な表現は誤解やミスの原因になります。誤解やミスを避けるため、特に以下の表現は避けるようにしましょう。

①感嘆詞・疑問視

「!」、「?」など

②曖昧な表現

「今週中」、「できるだけ早く」、「なるべく」、「もしかすると」など

曖昧な表現は、学生にとっても、企業にとっても、良くない結果を生んでしまいます。例えば、送信者が「日曜日まで」という認識で「今週中に提出します」と伝えたものの、受信者側が「金曜日まで」と認識していた場合、お互いに提出期日の認識のズレが発生してしまいます。

具体的な表現を使うポイントは、「固有名詞・数字」を使うことです。例えば、「◯日◯時まで」「◯文字以上」「◯ビル前入り口」など、明確な表現を用いることで誤解を避けることができます。

◆悪い例(曖昧な表現を多用している)
AAA株式会社BBB部 CCC様

◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯です。
今回は、面接のためにお時間をご用意いただきありがとうございます!

面接ですが、◯月◯日か、◯月◯日だと、たぶん大丈夫だと思うのですが、
いかがでしょうか?

お忙しいところ恐縮ですが、
何卒よろしくお願いいたします。

++++++++++++++++++++++++++++++++++++
●●●●
○○大学○○学部○○学科
〒111-1111
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話:03-1111-1111
携帯:070-1111-1111
Mail:******@****.ac.jp
++++++++++++++++++++++++++++++++++++

◆良い例(明確に情報を伝えられている)
AAA株式会社BBB部 CCC様

◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯です。

この度は面接の日程候補をご連絡いただき、誠にありがとうございます。

頂いたスケジュールの中で、下記の時間帯でお願いできれば
と思いますが、いかがでしょうか。

◯月◯日◯時~

お忙しいところ恐縮ですが、
何卒よろしくお願いいたします。

++++++++++++++++++++++++++++++++++++
●●●●
○○大学○○学部○○学科
〒111-1111
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話:03-1111-1111
携帯:070-1111-1111
Mail:******@****.ac.jp
++++++++++++++++++++++++++++++++++++

3.返信に使えるインターンシップ メール例文集


ビジネスメールは一般的に、相手先・冒頭挨拶・本文(目的)・.結びの挨拶・自分の連絡先の順で構成されています。今回は、この順番を意識した例文を用意しましたので、自分の状況に合わせてアレンジして利用してください。

(1)面接の日程調整の返信

①貰った日程で問題ない時

件名:インターンシップ採用面接日程の件(●山●太郎 ○○大学○○学部)
——————————————————————————–
株式会社○○○○
人事部
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○です。

この度は、①インターンシップ採用面接の日程をご連絡いただきまして、ありがとうございます。
ご指定いただいた、②●月●日●時、③●●●にお伺いさせていただきます。
④また、もし何か変更事項等ございましたら対応いたしますので、ご連絡いただければと存じます。
よろしくお願い申し上げます。

————————————–
●山●太郎
○○大学○○学部○○○○
〒○○○‐○○○○
▲▲県▲▲市▲▲□‐□‐□
電話:00-0000-0000(090-0000-0000)
メールアドレス:maruyama_marutaro@×××××.ne.jp
————————————–

<ポイント>
①感謝を述べる:
⇒冒頭での感謝の言葉は相手も気持ちよく感じるものです。

②日程の再確認:
⇒複数の日程が提示されていない場合でも、返信メールに書くことでうっかりミスを防ぐことができます。

③場所の確認:
⇒御社会議室、セミナールーム、品川研修センターなど、訪問場所も明確に記載しておきましょう。大手企業になると、人事部が本社と別棟になっていることもありますので、分っているという思い込みは厳禁です。

④相手の都合を配慮:
⇒なくてもよいコメントではありますが、もし自分のスケジュールに余裕があるときには、使えるフレーズです。たくさんの学生と短期間に面接を行う相手に対し、柔軟に対応できる姿勢は好感度が高いはずです。

②貰った日程では調整が厳しい時

件名:インターンシップ面接日程変更のお願い(●山●太郎 ○○大学○○学部)
——————————————————————————–
株式会社○○○○
人事部
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○です。

この度は①面接日程のご連絡をいただきまして、ありがとうございます。
御社への面談を強く希望しているのですが、ご指定の日程がどれも、現在②どうしても都合がつきません。大変恐縮ですが、他の日への変更をご調整頂くことは可能でしょうか。
③こちらの都合で大変申し訳ございませんが、④以下の日程であれば大変有難く存じます。

6月2日(月) 終日
6月2日(火) 午前
6月4日(木) 午後
6月5日(金) 午後3時以降

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

————————————–
●山●太郎
○○大学○○学部○○○○
〒○○○‐○○○○
▲▲県▲▲市▲▲□‐□‐□
電話:00-0000-0000(090-0000-0000)
メールアドレス:maruyama_marutaro@×××××.ne.jp
————————————–

<ポイント>
①感謝を述べる
⇒変更の場合でも、まずは相手に感謝の気持ちを伝える書き出しは必要です。

②変更理由:
⇒学業や大学に関連することは、具体的に<大学の受講日>、<試験日程>と記載しても問題ありませんが、<バイトのシフトで>、<友人のコンサートで>といったプライベートなことは、企業と比較した優先順位のつけ方とみなされる可能性もあるので、具体的に書かない方がよいかもしれません。

お互いの時間を使うのですから、うまくマッチングしないことも担当者は理解しているので、都合がつかないという書き方でも失礼にはなりません。

③謝罪を述べる:
⇒相手のスケジュールを変更させることへの配慮の一文も必要です。

④日程の指定:
⇒自分から日時を指定することは、決して失礼ではありません。むしろ何度も確認メールのやりとりをするより担当者にとっては効率的です。ただし、時間の幅は11:00~12:00とピンポイントで指定するよりも、相手が選べる幅をもった書き方が好ましいでしょう。

細かく指定すると、「その時間では無理」と面接自体をキャンセルされることも無きにしも非ずです。

(2)面接辞退の謝罪メールの返信

件名:インターンシップ面接辞退(お詫び)(●山●太郎 ○○大学○○学部)
——————————————————————————–
株式会社○○○○
人事部
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○です。
御社インターンシップへの応募ですが、①こちらの諸事情で誠に勝手ながら辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。 ②申し込みに対し、面接の機会までいただきながら、大変申し訳ございません。
また、③本来であれば直接お会いしお伝えすべきところを、メールでの連絡になりましたことも、重ねてご容赦いただければと存じます。
皆さまにお手数をおかけしましたことを深くお詫びするとともに、④今後も貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

————————————–
●山●太郎
○○大学○○学部○○○○
〒○○○‐○○○○
▲▲県▲▲市▲▲□‐□‐□
電話:00-0000-0000(090-0000-0000)
メールアドレス:maruyama_marutaro@×××××.ne.jp
————————————–

<ポイント>
①辞退の意志:
⇒自分の意志で辞退する場合、「辞退させていただいてもよろしいでしょうか?」という、先方への問いかけではなく、「辞退させてください」と言い切ったほうがよいでしょう。また、<他社に決まって>、<御社への印象が異なっており>というような、相手の会社に対し優位性に触れるようなコメントは要注意です。

②謝罪を述べる:
⇒自らの都合で、相手が用意してくれた面談を断るのですから、丁寧なお詫びは、礼儀です。

③メールでのお断り:
⇒ビジネスでは一般的に、相互関係が出来上がっている場合のお断りは、直接会って伝えることが原則です。しかし、時間的な都合などで、メールのやりとりで済ませることも多く、その際はマナーとしてメール使用に対するお詫びを一文記載します。

④末尾定型文:
⇒お断りやお詫びの場合、末尾にビジネス的な定型句を入れることが一般的です。

(3)面接のお礼メールの返信

件名:インターンシップ面接の御礼(●山●太郎 ○○大学○○学部)
——————————————————————————–
株式会社○○○○
人事部
○○様

お世話になります。
○○大学○○学部の●●です。
先日はインターンシップの面接機会をいただき、誠にありがとうございました。
①面接では大変緊張しましたが、御社の活気ある社内を拝見させていただき、インターンシップへの想いを、さらに強く感じるようになりました。
まだまだ学生の身分ではありますが、②皆さまのお役に立てるよう努力する所存ですので、何卒よろしくお願い申し上げます。
————————————–
●山●太郎
○○大学○○学部○○○○
〒○○○‐○○○○
▲▲県▲▲市▲▲□‐□‐□
電話:00-0000-0000(090-0000-0000)
メールアドレス:maruyama_marutaro@×××××.ne.jp
————————————–

<ポイント>
①自分の気持ち:
⇒面接へのお礼メールは担当者への、最後のプッシュです。面接でうまくいかなかったことでも、ポジティブにフォローをすることで、担当者の印象が変わるかもしれません。
ここは、実際に面接で感じたことを自分の言葉で書くことが、通過へのカギです。一度顔合わせを済ませている相手に、自分を思い出してもらうことが、このメールの目的です。

②成長する意欲:
⇒企業は、インターンシップの学生に社員と同様の仕事レベルを求めてはいません。大半の企業はインターンシップの学生には「成長する人材かどうか」を意識しています。可能性を感じてもらうためにも、学生らしい自己PRでやる気を伝えましょう。

(4)インターン内定のお礼の返信

件名:インターンシップ内定のお礼(●山●太郎 ○○大学○○学部)
——————————————————————————–
株式会社○○○○
人事部
○○様

お世話になります。
○○大学○○学部の●●です。
この度は、御社のインターンシップ内定をいただき感謝申し上げます。
①期間中、社会人としての基本的なビジネスマナーを学ばせていただきながら、何事にも積極的に取り組み頑張ります。
②ご案内いただいた●月●日●時、●●へ参りますので、今後ともよろしくお願い申し上げます。
————————————–
●山●太郎
○○大学○○学部○○○○
〒○○○‐○○○○
▲▲県▲▲市▲▲□‐□‐□
電話:00-0000-0000(090-0000-0000)
メールアドレス:maruyama_marutaro@×××××.ne.jp
————————————–

<ポイント>
①自分の気持ち:
⇒内定が決まって嬉しいと感じる自分の気持ちを伝えましょう。相手にとっても熱意のあるコメントは期待度が高まります。

②指定日時:
⇒説明会等の来社日が指定されている場合は、確認の意味も含め詳細を記載しておきましょう。特に日程の指定がなかった場合は、「日程などの詳細が決まりましたら、ご連絡いただければと存じます。お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。」という文章で、確認事項があることを伝えておきましょう。

4.まとめ

いかがだったでしょうか?
ビジネスマナーとルールを無視したメールは、下手な内容の履歴書を送ることと同じです。メールは気軽なツールですが、インターンシップの面接はメールから始まっていると意識し、きちんとした対応を心がけましょう。

したがって企業への返信メールには、宛先や名前に誤字はないか、読みやすいか、相手が不快に感じるような表現はないかといった文章チェックや、相手が読みやすい内容にする等の工夫も必要です。

最後は、2回以上は必ずチェックして送信ボタンを押しましょう!
では皆さんの検討を願っています。

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