人事に「あ、この学生デキる」と思わせるインターンメールの書き方

インターンに応募する時や選考を進める時に欠かせないのが、「メールでのやり取り」ですよね。

「メールでも郵送でもエントリー可能なときは、どっちが有利?」
「失礼な内容でメールを送ってしまって、選考に悪影響が出たらどうしよう」

といったように、初めての社会人とのメールには、戸惑うことも多いと思います。

まず、インターン選考でのメールのやり取りの内容は、確実に選考に影響します。

なぜなら、ビジネスメールには、社会人としての能力を測るための要素が複数詰め込まれているからです。

大きく分けると、以下の3つの能力について、メールのやり取りを通して判断されるといえます。

①ビジネスマナー・常識を身に着けているか
②レスポンスが早いか・正確か
③相手のことを考えられるか

今回は、インターン選考のメールのやり取りで必要な、マナーや知識を詳しくご紹介します。
また、最初にテンプレート集も用意しているので、
「至急メールを送らなければならない!」という方は、第一章のテンプレート集を参考にされて下さい。

1.【テンプレート集】日程調整・面接後のお礼・謝罪・内定のお礼など

至急でメールを送る必要がある方は、インターン選考中に必要になるメールのテンプレート一覧を
用意しましたので、ぜひ参考にして下さい。

(1)面接の日程調整の返信

①貰った日程で問題ない時

件名:インターンシップ採用面接日程の件(●山●太郎 ○○大学○○学部)
——————————————————————————–
株式会社○○○○
人事部
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○です。

この度は、インターンシップ採用面接の日程をご連絡いただきまして、ありがとうございます。
ご指定いただいた、●月●日●時、●●●にお伺いさせていただきます。
また、もし何か変更事項等ございましたら対応いたしますので、ご連絡いただければと存じます。
よろしくお願い申し上げます。

————————————–
●山●太郎
○○大学○○学部○○○○
〒○○○‐○○○○
▲▲県▲▲市▲▲□‐□‐□
電話:00-0000-0000(090-0000-0000)
メールアドレス:maruyama_marutaro@×××××.ne.jp
————————————–

<ポイント>
感謝を述べる
⇒冒頭での感謝の言葉は相手も気持ちよく感じるものです。

日程の再確認
⇒複数の日程が提示されていない場合でも、返信メールに書くことでうっかりミスを防ぐことができます。

場所の確認
⇒御社会議室、セミナールーム、品川研修センターなど、訪問場所も明確に記載しておきましょう。大手企業になると、人事部が本社と別棟になっていることもありますので、分っているという思い込みは厳禁です。

相手の都合を配慮
⇒なくてもよいコメントではありますが、もし自分のスケジュールに余裕があるときには、使えるフレーズです。たくさんの学生と短期間に面接を行う相手に対し、柔軟に対応できる姿勢は好感度が高いです。

②貰った日程では調整が厳しい時

件名:インターンシップ面接日程変更のお願い(●山●太郎 ○○大学○○学部)
——————————————————————————–
株式会社○○○○
人事部
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○です。

この度は面接日程のご連絡をいただきまして、ありがとうございます。
御社への面談を強く希望しているのですが、ご指定の日程がどれも、現在どうしても都合がつきません。大変恐縮ですが、他の日への変更をご調整頂くことは可能でしょうか。
こちらの都合で大変申し訳ございませんが、以下の日程であれば大変有難く存じます。

6月2日(月) 終日
6月2日(火) 午前
6月4日(木) 午後
6月5日(金) 午後3時以降

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

————————————–
●山●太郎
○○大学○○学部○○○○
〒○○○‐○○○○
▲▲県▲▲市▲▲□‐□‐□
電話:00-0000-0000(090-0000-0000)
メールアドレス:maruyama_marutaro@×××××.ne.jp
————————————–

<ポイント>
感謝を述べる
⇒変更の場合でも、まずは相手に感謝の気持ちを伝える書き出しは必要です。

変更理由
⇒学業や大学に関連することは、具体的に<大学の受講日>、<試験日程>と記載しても問題ありませんが、<バイトのシフトで>、<友人のコンサートで>といったプライベートなことは、企業と比較した優先順位のつけ方とみなされる可能性もあるので、具体的に書かない方がよいかもしれません。

お互いの時間を使うのですから、うまくマッチングしないことも担当者は理解しているので、都合がつかないという書き方でも失礼にはなりません。

謝罪を述べる
⇒相手のスケジュールを変更させることへの配慮の一文も必要です。

日程の指定
⇒自分から日時を指定することは、決して失礼ではありません。むしろ何度も確認メールのやりとりをするより担当者にとっては効率的です。ただし、時間の幅は11:00~12:00とピンポイントで指定するよりも、相手が選べる幅をもった書き方が好ましいでしょう。

細かく指定すると、「その時間では無理」と面接自体をキャンセルされることも無きにしも非ずです。

(2)面接辞退の謝罪メールの返信

件名:インターンシップ面接辞退(お詫び)(●山●太郎 ○○大学○○学部)
——————————————————————————–
株式会社○○○○
人事部
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○です。
御社インターンシップへの応募ですが、こちらの諸事情で誠に勝手ながら辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。 申し込みに対し、面接の機会までいただきながら、大変申し訳ございません。
また、本来であれば直接お会いしお伝えすべきところを、メールでの連絡になりましたことも、重ねてご容赦いただければと存じます。
皆さまにお手数をおかけしましたことを深くお詫びするとともに、今後も貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

————————————–
●山●太郎
○○大学○○学部○○○○
〒○○○‐○○○○
▲▲県▲▲市▲▲□‐□‐□
電話:00-0000-0000(090-0000-0000)
メールアドレス:maruyama_marutaro@×××××.ne.jp
————————————–

<ポイント>
辞退の意志
⇒自分の意志で辞退する場合、「辞退させていただいてもよろしいでしょうか?」という、先方への問いかけではなく、「辞退させてください」と言い切ったほうがよいでしょう。また、<他社に決まって>、<御社への印象が異なっており>というような、相手の会社に対し優位性に触れるようなコメントは要注意です。

謝罪を述べる
⇒自らの都合で、相手が用意してくれた面談を断るのですから、丁寧なお詫びは、礼儀です。

メールでのお断り
⇒ビジネスでは一般的に、相互関係が出来上がっている場合のお断りは、直接会って伝えることが原則です。しかし、時間的な都合などで、メールのやりとりで済ませることも多く、その際はマナーとしてメール使用に対するお詫びを一文記載します。

末尾定型文
⇒お断りやお詫びの場合、末尾にビジネス的な定型句を入れることが一般的です。

(3)面接のお礼メールの返信

件名:インターンシップ面接の御礼(●山●太郎 ○○大学○○学部)
——————————————————————————–
株式会社○○○○
人事部
○○様

お世話になります。
○○大学○○学部の●●です。
先日はインターンシップの面接機会をいただき、誠にありがとうございました。
面接では大変緊張しましたが、御社の活気ある社内を拝見させていただき、インターンシップへの想いを、さらに強く感じるようになりました。
まだまだ学生の身分ではありますが、皆さまのお役に立てるよう努力する所存ですので、何卒よろしくお願い申し上げます。
————————————–
●山●太郎
○○大学○○学部○○○○
〒○○○‐○○○○
▲▲県▲▲市▲▲□‐□‐□
電話:00-0000-0000(090-0000-0000)
メールアドレス:maruyama_marutaro@×××××.ne.jp
————————————–

<ポイント>
自分の気持ち
⇒面接へのお礼メールは担当者への、最後のプッシュです。面接でうまくいかなかったことでも、ポジティブにフォローをすることで、担当者の印象が変わるかもしれません。
ここは、実際に面接で感じたことを自分の言葉で書くことが、通過へのカギです。一度顔合わせを済ませている相手に、自分を思い出してもらうことが、このメールの目的です。

成長する意欲
⇒企業は、インターンシップの学生に社員と同様の仕事レベルを求めてはいません。大半の企業はインターンシップの学生には「成長する人材かどうか」を意識しています。可能性を感じてもらうためにも、学生らしい自己PRでやる気を伝えましょう。

(4)インターン内定のお礼の返信

件名:インターンシップ内定のお礼(●山●太郎 ○○大学○○学部)
——————————————————————————–
株式会社○○○○
人事部
○○様

お世話になります。
○○大学○○学部の●●です。
この度は、御社のインターンシップ内定をいただき感謝申し上げます。
期間中、社会人としての基本的なビジネスマナーを学ばせていただきながら、何事にも積極的に取り組み頑張ります。
ご案内いただいた●月●日●時、●●へ参りますので、今後ともよろしくお願い申し上げます。
————————————–
●山●太郎
○○大学○○学部○○○○
〒○○○‐○○○○
▲▲県▲▲市▲▲□‐□‐□
電話:00-0000-0000(090-0000-0000)
メールアドレス:maruyama_marutaro@×××××.ne.jp
————————————–

<ポイント>
自分の気持ち
⇒内定が決まって嬉しいと感じる自分の気持ちを伝えましょう。相手にとっても熱意のあるコメントは期待度が高まります。

指定日時
⇒説明会等の来社日が指定されている場合は、確認の意味も含め詳細を記載しておきましょう。特に日程の指定がなかった場合は、「日程などの詳細が決まりましたら、ご連絡いただければと存じます。お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。」という文章で、確認事項があることを伝えておきましょう。

2.ビジネスマナー・常識を備えているか

(1)敬語は正しく使えているか

ビジネスメールでは、基本的に敬語を使うことになると思いますが、
正しいと思って使っていた敬語が間違いだったということは、よくあることです。
思わぬ部分で評価を落とさないように、ビジネスメールでよく使う敬語を10フレーズまとめてみました。

 
◆間違えやすい敬語10選

(誤) ご苦労様です ⇒ (正) お疲れ様です
(誤) 了解しました ⇒ (正) 承知致しました
(誤) 参考になりました ⇒ (正) 勉強になりました。/解決出来ました
(誤) すいません、すみません  ⇒ (正) 申し訳ございません
(誤) お分かり頂けたでしょうか  ⇒ (正) ご理解いただけましたでしょうか
(誤) させて頂いております  ⇒ (正) 致しました
(誤) とんでもございません  ⇒ (正) とんでもないことでございます
(誤) おっしゃられました  ⇒ (正) おっしゃいました
(誤) できないです  ⇒ (正) 致しかねます
(誤) 大丈夫です  ⇒ (正) 問題ございません

(2)曖昧な表現の使用(顔文字、ぼかした表現など)

ビジネスメールにおいて、曖昧な表現は誤解やミスの原因になります。
誤解やミスを避けるため、特に以下の表現は避けるようにしましょう。

①感嘆詞・疑問視

「!」、「?」など

②曖昧な表現

「今週中」、「できるだけ早く」、「なるべく」、「もしかすると」など

曖昧な表現は、学生にとっても、企業にとっても、良くない結果を生んでしまいます。
例えば、送信者が「日曜日まで」という認識で「今週中に提出します」と伝えたものの、
受信者側が「金曜日まで」と認識していた場合、お互いに提出期日の認識のズレが発生してしまいます。

具体的な表現を使うポイントは、「固有名詞・数字」を使うことです。例えば、「◯日◯時まで」「◯文字以上」「◯ビル前入り口」など、明確な表現を用いることで誤解を避けることができます。

3.レスポンスの早さ・正確さ

特に、インターン選考では、毎日多くの学生が応募・辞退を繰り返します。
人事担当者の方も、多くの学生と並行してやり取りをしているため、連絡が遅かったり、間違ったりすると、「うちの会社への興味が薄いのでは?」「注意力や集中力がない学生なのでは?」と評価が下がる可能性があります。
レスポンスや正確さにおいて、注意スべきポイントを見ていきましょう。

(1)メールの返信は基本24時間以内

メールの返信は1日以内に送るのが、ビジネスメールの基本マナーです。具体的には、午前中に受け取ったメールは翌日の午前中までに送り、午後に受け取ったメールは翌日までに返信するように意識しましょう。

特に、面接の日程調整メールは、返信が遅くなるほど面接調整において不利になるので、自分の選考確率を上げるためにも早めに送ることが理想です。

(2)会社の営業時間中に送る

メールの返信でもうひとつ気を付けたいのは返信する時間帯です。基本的には会社の営業時間(目安はAM9:00~PM:6:00)に返信しましょう。

特に採用関連のメールや資料は、社外での取り扱いが制限されていいます。なぜなら応募者の個人情報が含まれている可能性が高く、情報漏洩の危険性があるため、例えば深夜に自宅から会社メールにアクセスして応募者とやり取りする等の対応は企業としてもリスクが高いのです。

そのため採用担当が会社で業務を行う時間にメールを送ることで、社内でスムーズな調整が可能となりますし、受け取った担当者への気遣いも伝わることになります。

(3)誤字脱字も、見られている

メールでの誤字脱字は、冒頭でもお伝えしたとおり、社会人からすると、「誤字脱字」は、「注意が散漫」「集中力がない」といった印象を与えてしまいます。実際、ビジネスの現場でメールの送信先を誤ったり、発注金額を間違ったりすることにも繋がるので、評価を下げられてしまうのも当然だといえます。

4.相手のことを考えられるか

(1)改行箇所は適切か

メールの内容は、改行によって読みやすさが全く変ってきます。

特にメールを使って「自己PR」や「自己紹介」を記載する場合は、評価にも影響します。

どんなに優れた内容であっても、改行されていなければ受け取る側には読みにくく、伝わらないメールになってしまいますので、注意しましょう。

読みやすいメールの改行目安は、20~25文字程度だと言われています。文章の句切れを意識して適度に改行するようにしましょう。

◆悪い例(改行しない場合)
AAA株式会社BBB部 CCC様
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯です。貴社の会社説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。具体的な業務内容についてお話を伺い、貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。質問にも丁寧に答えていただき、感謝しております。頂いた資料を熟読し、貴社への理解をさらに深めたいと思います。今後もどうぞよろしくお願いいたします。

++++++++++++++++++++++++++++++++++++
●●●●
○○大学○○学部○○学科
〒111-1111
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話:03-1111-1111
携帯:070-1111-1111
Mail:******@****.ac.jp
++++++++++++++++++++++++++++++++++++

◆良い例(適切に改行した場合)
AAA株式会社BBB部 CCC様

◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯です。

貴社の会社説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。
具体的な業務内容についてお話を伺い、貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。
質問にも丁寧に答えていただき、感謝しております。

頂いた資料を熟読し、貴社への理解をさらに深めたいと思います。
今後もどうぞよろしくお願いいたします。

++++++++++++++++++++++++++++++++++++
●●●●
○○大学○○学部○○学科
〒111-1111
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話:03-1111-1111
携帯:070-1111-1111
Mail:******@****.ac.jp
++++++++++++++++++++++++++++++++++++

(2)メールの件名が分かりやすいか

メールの件名は、採用担当の開封率や開封スピードに直結します。伝えたい用件を簡潔に件名に含めて、明確な目的が伝わるようにしましょう。

就活生の中には、「ありがとうございます」「よろしくお願いします」といった件名をつけて送る人もいますが、これらの件名は良くありません。

インターンシップの場合は、例えば「インターンシップ採用面接日程の件」というように、相手がメールの内容を想像できるような件名が良いでしょう。

◆悪い例
「件名:ありがとうございます」
「件名:よろしくお願いします」
◆良い例
「件名:インターンシップ採用面接日程の件(◯◯大学/山田太郎)」

5.Gmailで使えるおすすめ機能

ついつい誤字脱字をした文章を送ってしまった!などの事態に陥らないためにもおすすめの機能は「Gmail Address Checker」です。

これをつけると、メール送信前にもう一度「宛先」「件名」「本文」を確認することができます。Gmailを利用している方はぜひこの機能をつけることをおすすめします。

<おすすめ機能>
Gmail Address Checker

6.まとめ

いかがだったでしょうか?
ビジネスマナーとルールを無視したメールは、下手な内容の履歴書を送ることと同じです。メールは気軽なツールですが、インターンシップの面接はメールから始まっていると意識し、きちんとした対応を心がけましょう。

したがって企業への返信メールには、宛先や名前に誤字はないか、読みやすいか、相手が不快に感じるような表現はないかといった文章チェックや、相手が読みやすい内容にする等の工夫も必要です。

最後は、2回以上は必ずチェックして送信ボタンを押しましょう!
では皆さんの検討を願っています。

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ADvice編集部

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