【就活面接】できる学生と思わせる日程調整・変更メールの送り方とは？

日程調整や変更メールを送る際の文面を悩む学生が多いでしょう。

「日程調整メールを送りたいけど失礼のない文章はどうすればいいのか。」
「就活での面接の日程調整メールを送る時のマナーに自信がない。」
と、メールを送る際に悩みますよね。

まず、メールを受け取った場合は即日返信しましょう。また、自分から送る際には、きちんと謝罪して相手がスケジュール調整しやすいように何日か候補日を明記しましょう。
就活中は忙しくてなかなか返信を送らない学生や、メールの文面が長くて簡潔に述べられてない学生がよく見受けられます。

メールひとつ取っても、印象を下げてしまうと内定から遠ざかってしまうことを忘れないでください。

メールのマナー社会人になってからも必須です。今回は例文をつけて詳しくご紹介しています。
日程調整や変更メールを送る際にぜひ参考にしてください。

１．今すぐ使える日程調整メール完全版

日程変更のメールをいざ作成しようと思ったとき、ビジネスのメールに慣れていないことからちぐはぐな内容になってしまうことがあります。最初にメールを作成する場合は、実際のテンプレートや参考例を見ながら試しに一度作成してみることをおすすめします。

上記でご紹介した書き方のポイントをもとに、日程変更メールの例文をご紹介します。とにかくすぐにメールを送らないといけない方は、これをコピペして使ってください。

２．就活での面接の日程調整・変更メールのマナー

就活においても大切な日程調整・変更のメールを作成する際は、ポイントを押さえて書くことが重要です。アドレスの形式や件名、書き出し、署名など基本的なポイントを抑えることで、人事の方にとって好印象なメールを送ることができます。
それではメールの要素ごとに分けて、メールの書き方のポイントを紹介していきます。

(1)メールアドレスの形式について

正しい例：

就活用のメールアドレスを取得する際のポイント

普段あまり意識することのないメールアドレスですが、就活の場合は専用のアドレスを作っておくと良いでしょう。専用アドレスを作成することで企業にとってもわかりやすいアドレスを設定できるとともに、フォルダの整理がしやすいといったメリットがあります。

就活で使用するアドレスの場合、一目でわかるよう自分の名前を入れこむのが良いとされています。同時に誕生日などを入れこむのも良いでしょう。

一方でハイフン(-)やアンダーバー(_)などの記号が多く入っているアドレスや、あまりにも長すぎるアドレス、アルファベットが乱立しているアドレスなどは避けるようにしましょう。また、メッセージ性の強いものや、趣味と混合しているメールアドレスは絶対に避けましょう。

◆悪い例
・dentsu_zettai-goukaku@xxx.com
・catlovedogloveanimallove@xxx.com

企業側は履歴書などを見て手打ちでメールアドレスを打つことが多いものです。ただでさえ手書きのアドレスを読み取るのが大変であるのに、あまりにも長すぎるアドレスを見たらどう思うでしょうか？

また人事担当者も人間ですので、打ち間違いが発生してしまうといったリスクが起こる可能性も。
双方のリスクを避けるために、メールアドレスはわかりやすいものをあらかじめ作っておくのがマナーともいえますね。

(2)件名の書き方について

正しい例：

メールの件名を書くときのポイント

企業の人事担当者は学生以外にも日々多くのビジネスメールのやりとりをしています。特に採用で忙しい時期はすべてのメールに細かく目を通していられないことも。メールが見落とされてしまうことのないように、なるべく件名で用件を簡潔に書き出すようにしましょう。

冒頭もしくは最後に【大学名、名前】を書くことで学生からのメールであることを主張します。また面接日を件名にも記載しておくことで、担当者もよりスムーズに日程変更の手続きができるでしょう。

(3)宛名の書き方について

正しい例

宛名を書くときのポイント

会社名は略さず、間違えないように記載しましょう。株式会社を（株）といったように略すのは失礼に値します。また株式会社、有限会社といった会社形態や、それが会社名の前につくのか後につくのかというように会社名については事前に確認するようにしましょう。

担当者の名前がわかっている場合は【会社名】【部署名】【担当者名】を記載するようにします。部署名や担当者名についてももちろん間違えてはいけません。

担当者がわからない場合は【会社名】【部署名】に加え【採用ご担当者様】と一言添えておくと丁寧で良いですね。

(4)署名の書き方について

正しい例

署名を書くときのポイント

就活のメールでは、ビジネスの場でも同様に用いられる「署名」を一番最後に記載するようにすると良いでしょう。署名は自己紹介の役割とともに、相手が自分への連絡をスムーズに行えるといったメリットがあります。
基本的な事項として

・大学名、学部、学科
・名前
・住所
・電話番号
・メールアドレス

上記を記載するようにします。
署名はラインや記号で装飾することがビジネスにおいてもよく用いられていますが、就活で使用する装飾についてはシンプルなものを用いるようにしましょう。

(5)メール本文の書き方

正しい例

本文を書くときのポイント

内容はシンプルかつわかりやすいように記載することを心がけましょう。まずはパッと見てわかるよう何についての連絡なのかを冒頭に述べるようにし、そうなってしまった理由を簡潔に書くようにしましょう。

また日程にズレが生じないよう、もともとの面接日程と希望する日程の日付を記載すると良いですね。就活の都合上、日程が詰まっている場合は、確実に面接を受けることができる希望の日程を何日かに絞り、メールに記載しておくのもおすすめです。

(6)メールの締め方について

正しい例

メールの締め方のポイント

メールの最後には謝罪の気持ちを自分の言葉でしっかり伝えるようにしましょう。仕事や業務で忙しいところに手間をかけてしまって申し訳ないということを記載しておくと、相手にとってより親切ですね。

締めの言葉こそ印象に残るもの。コピーしてきたような適当な言葉では、申し訳ないという気持ちが相手に伝わらないこともあります。担当者にとって不快になることのないよう、丁寧かつ思いやりの気持ちを持って作成するようにしましょう。

3．日程調整メールに返信するときに注意すべきこと

無事に書類選考を通過すると、人事担当者から面接の日程調整メールが送られます。

ビジネスメールに慣れていない学生にとっては、日程調整メールへの返信もハードルが高いもの。ここでは、人事担当者に失礼がないように日程調整メールに返信するためのマナーや例文について紹介します。

(1)メールを受け取ったらすぐに返信すること

一般的には、書類審査を通過した連絡とともに、次のステップである面接の連絡も同時にメールで送られることが多くなっています。

返信する時の前提として大切なのが「すぐに返信をすること」です。

当然ですが、日程調整メールには面接の候補日時が記載されており、候補日時を過ぎてしまうとスケジュールの組み直しになってしまいます。

あまりに返信が遅いと面接を受ける前から「この人は、返信が遅い人だ」というレッテルを貼られた状態で面接に挑むことになり、選考にも少なからず影響します。

ですので、候補日の可否に関わらず返信はすぐに送るようにしましょう。

(2)無理なスケジュールで承諾しないこと

人事担当者から提案された候補日に、他のスケジュールが入っていたり、ギリギリの時間で間に合うかどうか分からない場合もあると思います。

このとき大切なのは「確実でないスケジュールのときは、安易に承諾しない」ということです。

もちろん、人事担当者に悪く思われたくないためにギリギリでも承諾してしまう気持ちはわかりますが、もし遅刻してしまっては本末転倒です。さらに状況が悪くなってしまいます。

いざというときの電車の遅延やトラブルはよくあることなので、手間を惜しまずに、余裕を持って参加できるスケジュールをこちらから提示しましょう。

(3)提示されたスケジュールで厳しい場合は、こちらから希望を出すこと

先程の話と繋がりますが、提示されたスケジュールでの調整が難しい場合は、返信のメール内で必ず希望の時間を提示するようにしましょう。

こちらから候補日時を提示する場合は、3～4つの候補を出すことが一般的です。

提示するときは、空いていれば「11:00~13:00」や「15:00~17:00」など人事担当者の都合がつきやすい時間帯で提示するとスムーズに日程が決められるでしょう。

４．日程変更メールを送るときに注意すべきこと

採用の時期は人事担当者にとっても忙しく、スムーズに採用を進めたいと思うもの。日程変更は下手をすると他の業務にまで差し支えが出てしまう場合もあるため、より丁寧な対応を行うことが重要です。

メールの内容ひとつで相手を不快にさせてしまうこともありますので、常に相手の立場でどのような対応をされると気持ちが良いかを考えるようにしましょう。

(1)都合がつかない場合はすぐに連絡する

学校の講義や試験など、やむを得ない事情で日程どおりに面接を受けることができないことは学生である以上、誰にでも発生する可能性があります。

企業としても学生としての勤めを優先させるべきであることは十分にわかっているので、日程の変更については調整をしてくれる企業が多いでしょう。

しかし面接当日や1時間前などに急に連絡を入れるのは担当者にとって迷惑になることも。ドタキャンと受け取られてしまい、印象を悪くしてしまうこともあります。

事前に面接試験への参加ができないとわかっている場合は、都合がつかないとわかった時点ですぐに連絡を入れるようにしましょう。

なお体調不良などでやむを得ず当日の参加が不可能になった場合は、メールではなく電話で直接連絡を入れると良いですね。

(2)きちんと謝罪すること

面接の日程を調整してもらうということは、相手の時間を動かすことであり、仕事にも少なからず支障が出るということを理解しておきましょう。日程の変更が必要なことは仕方がないことですが、できれば避けたいものです。

こちらの都合で相手のスケジュールを動かすわけですので、メールであってもしっかりと謝罪の気持ちを自分の言葉で伝えるようにしましょう。

あまりにもわざとらしい謝罪の言葉は印象を悪くしてしまいますが、謝罪の言葉で不快になる人は少ないはずです。

自分のために時間を使っていただくことへの感謝と、手間をかけてしまうことへの謝罪の気持ちをしっかりと持って対応することで、相手にも必ずその気持ちが伝わるでしょう。

(3)基本的にはメールで返信し、形に残すこと

日程調整の場合、緊急性から電話だけで済ませてしまいがちではありますが、メールにして形に残しておくと良いでしょう。

日程調整というのは日付や時間など細かな調整が伴うものです。人事担当者も人間ですので、口頭だけでは面接の日程を間違えてしまうといったミスが起こる可能性もあります。

メールであれば確実に形に残すことができるため、万が一企業との行き違いがあったとしても、証拠として提示することができます。

メールとして残しておけば、相手も文面で再確認することもできますし、お互いのミスを少なくするきっかけにもなりますね。

体調不良などで当日連絡する必要がある場合以外については、メールで返信をし、形に残しておくようにしましょう。

５．今すぐ使える日程調整メール完全版

日程変更のメールをいざ作成しようと思ったとき、ビジネスのメールに慣れていないことからちぐはぐな内容になってしまうことがあります。最初にメールを作成する場合は、実際のテンプレートや参考例を見ながら試しに一度作成してみることをおすすめします。

上記でご紹介した書き方のポイントをもとに、日程変更メールの例文をご紹介します。とにかくすぐにメールを送らないといけない方は、これをコピペして使ってください。

６．日程変更メールのNG例

面接日程の変更は多くの場合、企業に受け入れてもらえますが、理由や対応によっては印象を悪くしてしまうどころか受け入れてもらえない可能性もあります。

面接の試験を受ける以上、印象は良いままで試験を迎えたいものですよね。メールで悪い印象を与えてしまわないために、日程変更のメールを送る際に避けたい対応について、NG例をもとに見ていきましょう。

(1)他社の選考が入ってしまった。

日程を変更してもらう理由というのは人によって様々あるとは思いますが、「他社の選考が同日になってしまった」ということを理由にするのはNGです。

この理由を述べることは、わざわざ貴社よりも他社を優先にしていると告げているようなもの。メールを受け取った人事担当者も気持ちが良くありませんし、「そちらの面接を受けるのならこちらの面接は別に受けなくても良いのでは」と思われてしまうこともあるでしょう。

採用活動の期間が限定されている中、もちろんそういった事態は起こる可能性があります。どちらかを優先しなければいけないタイミングは訪れるかもしれませんが、その際も正直に述べるのではなく他の表現を使用しておくのが無難といえるでしょう。

(2)直前にドタキャン

企業側は面接試験にあたり日程を決め、それに向けて準備を進めます。最終面接になるにつれて、面接に関わる人が増え、より準備が必要になることも。

そのため、直前でのドタキャンは準備してきた時間が無駄になってしまい、面接に関係する人事や役員の方々の時間を無駄にしてしまう行為ともいえます。担当者だけでなく企業にとって失礼に値することを覚えておきましょう。

1時間前に「面接キャンセルできませんか？」なんて連絡をするのはもってのほかです。日程の調整が必要な場合は前もって連絡をしておくようにし、やむを得ない事情により当日のキャンセルが必要になった場合は電話でしっかりと理由と謝罪の気持ちを伝えるようにしましょう。

７．まとめ

就職活動において面接試験は避けては通れない重要なもの。そのため、日程調整・変更などのトラブルが起こった場合の対応はより重要になってきます。

ビジネスにおいてはメールの文面ひとつで印象を良くも悪くもしてしまうことも。それは就活生にとっても同じといえます。

日程調整など企業への連絡が必要なときは、それをチャンスととらえて、丁寧で相手にとって良い印象を与えるようなメールづくりを心がけましょう。丁寧で思いやりのある対応をとっていれば、日程調整のメールが面接に思わぬ良い影響を与えてくれることもあります。

とはいえ、ビジネスメールを作成し慣れていない間は、どういう風に作成すればよいか迷ってしまうこともあるでしょう。そこで、上記で紹介したような例を用いて自分なりに一度文面を作ってチェックをしておくことをおすすめします。

人事担当者は人事のプロ。メールひとつでも気持ちがこもっているかどうか、すぐに見破られてしまいます。テンプレートをそのままコピペというわけではなく、あくまでも例を参考にしながら自分の言葉に置き換えてみると良いでしょう。

相手が時間を割いて自分のために面接の時間を作っていただいていることへの感謝の気持ちを持ち、どんなときでも失礼のない対応ができるよう、余裕を持った行動ができると良いですね。

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