インターンシップのお礼状を送る際に、困っている方は多いのではないでしょうか。
「インターンのお礼状を入れる封筒はどの大きさがいいのかな」
「お礼状の封筒の書き方がわからない。」
と、普段から手紙を書く習慣がないとわからないことだらけですよね。
まず、インターンシップのお礼状は儀礼的な書類のため、封筒は白無地の縦型和封筒を選びましょう。一番オーソドックスなタイプの封筒で、コンビニでも購入できます。
社会人になるとビジネスシーンで手紙を書くことは多く、基本的に宛名の書き方や、手紙の書き出しなどはすべてのシーンにおいて形式が同じなため、今覚えておくと一生役に立ちます。
今回は、封筒の選び方や書き方だけでなく、切手やペンの選び方、メールと封書の違いなど詳しくご紹介します。お礼状の封筒は相手に届いた時に最初に目に入るものです。好印象を与えられるよう、しっかりとマナーを覚えましょう。
また、インターンシップのお礼状について詳しく知りたい方はこちらの記事をご参照ください。
＜関連記事＞
【例文あり】人事が喜ぶ1dayインターンのお礼状とは
目次
１.インターンのお礼状に最適な封筒は白無地の縦型和封筒
お礼状の内容は、あなたにしかかけないような具体的でオリジナリティのあるものが好まれますが、封筒は決められた形式に沿って送らなければ、マナーがなっていないとあなたの印象を悪くしてしまう可能性もあります。
就活だけでなく、今後のビジネスシーンでも使える基本的なマナーですので、この際にしっかりと身につけましょう。
(1)インターンのお礼状におすすめの封筒の条件
白色無地の封筒、もしくは学校指定の封筒にしましょう。サイズはA4横三つ折り対応の長型3号がオススメです。また、郵便物の重みで折れ曲がったりしないよう、二重封筒を選ぶようにましょう。
(2)今すぐコンビニで買えるおすすめの封筒を紹介
①セブンイレブン
②ファミリーマート
③ローソン
２.なぜ上記で紹介した封筒がおすすめなのか？
手紙を送る際に、色や形、書き方にも注意すべきマナーがあります。例えば、よく茶封筒で書類を郵送している就活生がいますが、正式な書物のやり取りには不適切です。同様に正式な書物には縦書きで書くなどの細かいルールがあります。これらのルールが全て網羅できるのが上記で紹介した封筒です。封筒はオーソドックスなものを選び、封入する文書の内容で他の就活生と差をつけましょう。
色や形のマナーを頭に入れておけば今後ビジネスシーンでも役立ちます。ぜひ、参考にしてください。
(1)色のマナー
形式的な手紙を書く際は白無地の封筒が良いでしょう。白は清潔感のあるため、お礼状を封入するのに最適です。間違っても茶封筒や派手な色の封筒を用いらないようにしましょう。茶封筒は請求書などを同封する事務的なやり取りを行う際に用いるものです。そのため、お礼状を茶封筒に封入すると失礼にあたる行為なので避けましょう。また、色付き封筒の中でも、ブルー系は商用に使われることが多く、レッド系は特別なイベント案内などに用いられることが多いです。そのため、お礼状の場では避けるのが賢明です。
(2)形のマナー
縦長の和封筒(長型3号)を選びましょう。横長のタイプは、カジュアルな印象を与えやすく、お礼状などの正式な手紙には不適切です。縦型のものは、目上の方に送る儀礼的なものに適しているため、お礼状はこのタイプが賢明です。一重封筒は、お悔やみの手紙を封入する際に用います。手紙を厳重に守り、かつ正式な文書であるお礼状は二重封筒を選びましょう。
３.封筒の切手・書き方・送り方のコツ
宛名の書き方は、エントリーシートを郵送する際にしっかりと押さえている人も多いでしょう。しかし、切手のマナーは気にしたことはありますか？おろそかになりがちですが、就活の場面では全てにおいて細心の注意を払うことが得策です。
今一度、宛名の書き方や書類を書く際の基本ルールをおさらいしてみましょう。
(1)切手の選び方・貼り方
正式な文書のため、キャラクターや派手なデザインは避け、オーソドックスな風景などの季節感のあるものを選びましょう。また、貼る切手には枚数制限はありませんが、少額の切手をたくさん貼ると、あまりものの寄せ集めと捉えられ、相手を不快にさせてしまうこともあります。そのため、できるだけ切手の貼る枚数も最小になるように心がけましょう。
また、切手の貼る位置は表面の左上です。複数枚切手を貼る場合には縦に貼りましょう。
(2)宛名の書き方
まず、黒のボールペンを用意しましょう。封入する手紙には太さは0.7mmのボールペンが一般的です。封筒の宛名は目立つように1.6mmのもので書くことをオススメします。また、郵送時に雨に濡れて滲んだりすることを避けるために、油性タイプを選ぶと良いでしょう。
ここで避けるべきはマジックと鉛筆です。マジックは少し乱暴なイメージを与えてしまうため、避けましょう。鉛筆は失礼に値するため、絶対に避けましょう。
また、封筒だけに限らずエントリーシートやその他の就活場面で必要な書類すべてに共通することですが、修正液を使うことは絶対に避けましょう。もしも誤字をしてしまったら、新しいものに一から書き直すのがマナーです。あらかじめ、封筒も予備を用意しておくことをオススメします。
次にいよいよ宛名書きです。封筒の表面と裏面では記載内容が異なります。
表面は、右側に企業の住所、中央に部署名/担当者名、左側に赤文字でお礼状在中と記載します。宛名を書く際に最も注意しなければいけない点は敬語の使い方です。
部署名の場合には ○○部 御中/担当者の場合には ○○ 様 と記してください。また、封筒の中身が何かを送付先に見てすぐ伝わるよう、赤字でお礼状在中と書くこともマナーです。忘れないようにしましょう。
そして、裏面には左側に自分の現在住んでいる住所、大学名、名前を記載します。これを書かなければ誰から送られてきたのか企業側が把握できないため、絶対に忘れないようにしましょう。
また、封をした上から「〆」を書くことを忘れないでください。この字は未開封ということを指します。これも基本的マナーのため、しっかりと記載しましょう。
<関連記事>
【人事に好印象を与える】エントリーシート郵送時の封筒の選び方
４.はがきやメールによるお礼状は？
お礼状を書く際に封書タイプ以外にはがきやメールによるお礼状を考えている人も多いでしょう。確かに、封書が一番正式な文書の形です。しかし、必ずしもこの形が正しいとは言い切れません。企業によってはメールでのみ受け付けている企業も存在します。臨機応変に対応することが最適です。
(1)はがき
手書きで書くタイプのお礼状では、封書かはがきで迷う方も多いでしょう。しかし、手書きで送る際には封書が最適です。なぜならはがきは、封書と比べて略式のため、カジュアルな印象を与えるからです。目上の方に送るお礼状には正式な封書の方が賢明です。
(2)メール
基本的には手書きの封書の方が正式なお礼状の形で最適ですが、最近ではベンチャー企業や年齢が若い担当者の場合メールでのみ受付している企業もあります。その場合は、相手に合わせることが最適です。逆に大手メーカーや、金融など年齢層が比較的高くお堅いイメージのある企業はメールでのお礼状を失礼と捉える担当者もいます。企業や業種にあった最適の形のお礼状を送るようにしましょう。
５.インターンシップお礼状を送る際に注意したいこと
封書やメールのいずれの形においても言えることは、誤字脱字をしていないかです。また、相手と自分の双方の情報がしっかりと記載されているかを今一度確認してください。就活の時期になると、企業にはたくさんの手紙やメールが届きます。その中で埋もれずに、担当者の元に届くよう、お礼状であることを明記しておきましょう。
また、お礼状は出すタイミングも大切です。特にメールは送るとすぐに相手に届くため、その日のうちに出すことをオススメします。封書とメールのどちらの場合も、最低でも翌日には送るようにしましょう。
６.まとめ
お礼状の封筒の書き方は把握できましたか？切手のルールや宛名を書く際のペンの選び方まで、細かい部分まで気にしていない就活生が多くいます。しかし、手紙を受け取る企業側は隅々までしっかりと目を通しています。一つ一つのマナーが守れている人の方がより好印象で、逆に、せっかくお礼状を送っても誤字脱字が目立っていたり、ビジネスマナーをわかっていない学生は印象が悪くなってしまいます。
手紙のマナーを覚えておけば、社会に出てからも役に立ちます。ここでしっかりと覚えて、今後に役立ててください。
