就職活動に臨むにあたって、重要なコミュニケーション手段である「メール」。
最近ではLINEでメッセージのやり取りするのが一般的になったこともあり、学生にとってはメールを使う事自体にハードルの高さを感じる人も増えているようです。
しかし、就活をする上ではメールでのやり取りは避けられません。また、場合によってはメールでのやりとりによって、面接前に学生の印象が決まってしまうこともあります。
今回は、就活の中でも面接を受ける前後に必要なメールでのやり取りの仕方について、例文も交えて紹介します。
目次
１．就活面接でメールは欠かせない
就活面接においては、面接の日程調整からお礼メール、また選考結果の報告まで基本的には全てメールを通して連絡を取ります。
では面接の連絡メールでは具体的にどんなことに気をつければよいのでしょうか。ここでは、就活面接のメールで注意すべきポイントを詳しく説明します。
(1)なるべく深夜・早朝は避ける
面接に関して不明な点があったとき、日程変更を申し出たいときなど、すぐに質問したくなる気持ちは分かりますが、深夜や早朝にメールを送るのは避けた方が良いでしょう。
なぜなら、場合によっては、プライベートのスマホと連携していて夜中に通知され迷惑になる可能性もありますし、もし翌朝に会社で確認してもらうとしても前日までの多くのメールと共に流され確認が漏れてしまう可能性が高いからです。
「確実にメールを確認してもらう」という意味でも、深夜・早朝の時間帯にメールを送るのは避け、営業時間内の10時～18時ぐらいまでに送ると効果的です。
(2)返信スピードを意識する
一般的にメールのマナーは、早く返信することが大切ですが、就活面接では返信スピードは特に重要です。
なぜなら面接の日程調整や選考は、日々刻々と進められていて、1日でも遅くなってしまうと、他の選考に影響が出たり、全体の採用スケジュールがずれ込んでしまう可能性があるからです。
学生も大学の授業やサークル活動で忙しいとは思いますが、メールを確認したときにそのまま返信するということを習慣づけるようにしましょう。
「一旦時間を置いて考えよう」という気軽な判断で返信を忘れてしまい、志望企業に落ちてしまうという事例も多くあります。
ですのでメールの返信スピードには気をつけましょう。
(3)誤字脱字をしない
全てにおいて言えることですが、メールにおける誤字脱字は学生の信頼を失うことに繋がります。
社会人から見れば、大事な就活メールで誤字脱字をする学生は、「大雑把」、「ミスが多い」、「軽率」という印象を持ってしまいます。
当然このようなミスは将来の仕事イメージとも紐付けられ、「仕事でもミスをするのではないか」、「大事な場面で詰めが甘い」というイメージを採用担当者に与えてしまうことになります。
メールの誤字脱字は、ほんのちょっとした見直しで防ぐことができることですので、メール送信ボタンを押す前に、一度自分の書いた文章を必ず見直すようにしましょう。
２．面接の日程調整メールの流れ・例文
志望企業に応募し、無事面接に進むことが決まったら、初めて採用担当者とのやり取りが始まります。その最初のやり取りが面接の日程調整メールです。
ここでは、担当者から頂いた日程が問題ない場合と、再度調整して欲しい場合に分け、時系列に沿ってメール全文を紹介していきます。
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【就活面接】日程調整・変更メールの正しい送り方とは？
(1)人事担当者からの日程調整メール
○○様
株式会社○○の○○と申します。
この度は、弊社の新卒採用にご応募いただき誠にありがとうございました。
厳正な選考の結果、○○さんには次のステップに進んでいただきたいと思います。
つきましては、下記に面接の候補日を記載いたしますので、
ご都合のよろしい日程をお送りいただいてもよろしいでしょうか。
もし下記日程で難しければご連絡ください。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
■面接候補日時
○月○日○時～○時
○月○日○時～○時
○月○日○時～○時
※面接は、40分程度を予定しております。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
それではご連絡お待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
○○(採用担当)
(2)学生側の返信
①頂いた日程で問題ない場合
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
○○大学の○○と申します。
先日は、選考のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
面接の日程につきましては、頂いた
○月○日○時～の日程で調整頂ければと思うのですが、
いかがでしょうか。
お手数おかけいたしますが、
ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
○○
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学○○学部○○学科
○○ ○○
電話番号：***-****-****
メールアドレス：**.*****@test.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
②頂いた日程で調整が難しい場合
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
○○大学の○○ともうします。
先日は、選考のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、頂いた日程ですと調整が難しく
新たにご提案させて頂ければと思うのですが、いかがでしょうか。
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■面接候補日時
○月○日○時～○時
○月○日○時～○時
○月○日○時～○時
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
お忙しいところ再度調整頂くことになりお手数おかけいたしますが、
ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
○○
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学○○学部○○学科
○○ ○○
電話番号：***-****-****
メールアドレス：**.*****@test.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
(3)面接官側の返信
①頂いた日程で問題ないと伝えた場合
○○さん
お世話になっております。
ご返信頂きありがとうございました。
それでは、○月○日○時～の日程で、
弊社○階にてお待ちしております。
当日は○○様とお会い出来ますこと
楽しみにしております。
何卒よろしくお願いいたします。
○○(採用担当)
②再度調整して欲しいと伝えた場合
○○さん
お世話になっております。
ご返信いただきありがとうございました。
では頂いた○月○日○時～の日程では
いかがでしょうか。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
○○(採用担当)
３．面接のお礼メール例文
無事面接の日程が決まり、面接も終了しました。この時点では次のステップに進めるかどうか分かりませんが、すぐに「面接のお礼メール」を送ると良いでしょう。
面接のお礼メールは、必ずしも面接の合否に関わってくるとはいえませんが、最低限必要な就活マナーとして送ることが望ましいです。
ここでは、お礼メールを送る日によって3パターンの例文を用意しましたので、参考にしてみてください。
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【就活面接】 お礼メールは本当に送るべき？選考への影響はある？
(1)面接当日中に送る場合
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
先程は、お忙しいところ面接のためにお時間頂きありがとうございました。
元々御社が最近取り組まれているメディア事業について興味を持っていたのですが、
○○様のお話を伺う中で、今後の広告業界の動きを見た中で、メディア事業を行うことで利益率を高めていくという御社の方針を知ることができ、実際にライターとして記事を書いてみたいという思いが高まりました。
この度は、このような貴重なお話を頂きありがとうございました。
貴社の発展と社員の方々のご多幸をお祈りしております。
○○
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学○○学部○○学科
○○ ○○
電話番号：***-****-****
メールアドレス：**.*****@test.com
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(2)面接の翌日に送る場合
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
先日は、お忙しいところ面接のためにお時間頂きありがとうございました。
元々御社が最近取り組まれているメディア事業について興味を持っていたのですが、
先日の面接の中でお話頂いたSEOについて少し調べてみた中で、近年はよりコンテンツの質が重視されるようになっているという情報を目にし、ライターとして非常に嬉しいことだと感じるともに、コンテンツの質を重視されている御社のメディアに深く関わっていきたいという思いがより強くなりました。
この度は、このような貴重なお話を頂きありがとうございました。
貴社の発展と社員の方々のご多幸をお祈りしております。
○○
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○○大学○○学部○○学科
○○ ○○
電話番号：***-****-****
メールアドレス：**.*****@test.com
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(3)面接の2日後以降に送る場合
ちなみに面接から2日以上経ってしまってからお礼メールに気づいた場合は、焦って送るより、そのまま送らない方が良いでしょう。
先ほど述べた通り、お礼メールを送らなかったからといって、不採用になる訳では決してないので、今後の教訓として、次回以降の面接で忘れないように心がける程度で問題ありません。
４．面接の結果が来ないときのメール例文
面接も終了し、あとは面接の結果を待つだけ。しかし中には、採用担当者が指定した連絡日に何の連絡もない場合があります。
いわゆる「サイレントお断り」という可能性もありますが、しっかり準備して臨んだ面接であるほど、結果が気になるものです。
ここでは、企業から面接の結果連絡が来ない場合にうまく連絡を取るメールの書き方について紹介します。
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面接の結果は尋ねても大丈夫？ – 連絡が来ない時の正しい聞き方とは
■メール例文
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
○○大学の○○と申します。
先日は、お忙しいところ面接のためにお時間頂き
誠にありがとうございました。
面接についてのご連絡を頂いていなかったのですが、
その後いかがでしょうか。
お忙しいところ催促のご連絡となり、
恐縮ですがご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
○○
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○○大学○○学部○○学科
○○ ○○
電話番号：***-****-****
メールアドレス：**.*****@test.com
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５．まとめ
面接にまつわるメールについてご説明してきましたが、いかがだったでしょうか？
就職活動の面接に関わるメールには、日程調整からお礼メール、結果の確認までが重要になります。
日程調整メールや結果の確認メールは基本的にテンプレートで問題ありませんが、お礼メールについては、面接の内容について踏み込む必要があるので、少し時間が掛かったりするかもしれません。
3つのメールに共通して言えるのは、最初に述べたとおり、「深夜・早朝にはメールを送らない」、「返信スピードを意識する」、「誤字脱字をしない」ということです。
一つ一つの手順を確認して行えば、メールにも慣れていくはずです。
正しいメールの書き方をマスターして志望企業に内定することを祈っています！
